Jak odwołać pełnomocnictwo udzielone w formie aktu notarialnego

Pełnomocnictwo sporządzone u notariusza nie jest „nieodwołalne” tylko dlatego, że ma formę aktu notarialnego. Mocodawca co do zasady może odwołać pełnomocnictwo w każdym czasie, bez zgody pełnomocnika i bez konieczności wykazywania, że ten nadużył swoich uprawnień. Najwięcej problemów pojawia się nie przy samym sporządzeniu odwołania, lecz później: gdy pełnomocnik nadal posiada wypis aktu, bank albo urząd nie został poinformowany, a pełnomocnictwo pozwalało na sprzedaż nieruchomości lub dysponowanie znaczną kwotą pieniędzy.

Dlatego samo podpisanie oświadczenia to za mało, jeśli sprawa ma zostać rzeczywiście zamknięta. Trzeba jeszcze doprowadzić do tego, aby pełnomocnik dowiedział się o odwołaniu, odebrać mu dokument pełnomocnictwa i – w sprawach podwyższonego ryzyka – poinformować podmioty, przed którymi mógł się nim posługiwać.

Akt notarialny można odwołać, ale forma odwołania wymaga rozsądnej decyzji

Podstawowa zasada wynika z art. 101 § 1 Kodeksu cywilnego: pełnomocnictwo może zostać odwołane w każdym czasie. Wyjątkiem jest sytuacja, w której mocodawca skutecznie zrzekł się prawa do odwołania, a takie zastrzeżenie znajduje uzasadnienie w stosunku prawnym będącym podstawą pełnomocnictwa. Samo wpisanie do dokumentu zdania „pełnomocnictwo jest nieodwołalne” nie zawsze wystarcza, aby rzeczywiście pozbawić mocodawcę możliwości jego cofnięcia.

Istotne jest również rozróżnienie dwóch rzeczy: formy udzielenia pełnomocnictwa i formy jego odwołania. Jeżeli pełnomocnictwo do sprzedaży nieruchomości zostało udzielone w akcie notarialnym, ponieważ sama sprzedaż nieruchomości wymaga aktu notarialnego, nie oznacza to automatycznie, że jego odwołanie także musi nastąpić w identycznej formie. Odwołanie jest odrębnym, jednostronnym oświadczeniem mocodawcy.

W praktyce przy pełnomocnictwie udzielonym notarialnie najbezpieczniej jest jednak sporządzić odwołanie u notariusza, szczególnie gdy pełnomocnik był uprawniony do:

• sprzedaży, darowizny albo obciążenia nieruchomości,

• ustanawiania hipoteki,

• zawierania umów o dużej wartości,

• dysponowania rachunkami bankowymi,

• reprezentowania właściciela przed bankiem, sądem wieczystoksięgowym albo organami administracji,

• udzielania dalszych pełnomocnictw, jeżeli pierwotne umocowanie na to pozwalało.

Powód jest praktyczny. Akt notarialny daje mocodawcy urzędowy dokument z jednoznaczną datą i treścią oświadczenia. Przy ewentualnym sporze łatwiej wykazać, co dokładnie zostało odwołane i kiedy oświadczenie sporządzono.

Do kancelarii dobrze zabrać dowód osobisty oraz wypis odwoływanego pełnomocnictwa. Jeżeli wypisu nie ma, przydatne będą przynajmniej dane pozwalające je zidentyfikować: data sporządzenia, imię i nazwisko notariusza, nazwa kancelarii oraz numer repertorium A. Brak własnego wypisu nie oznacza automatycznie, że odwołania nie da się dokonać.

Przy typowym oświadczeniu o odwołaniu sporządzanym jako akt notarialny trzeba liczyć się z tym, że maksymalna taksa za czynność niewymienioną odrębnie w rozporządzeniu wynosi 200 zł netto, czyli 246 zł po doliczeniu 23% VAT. Do tego mogą dojść wypisy – maksymalnie 6 zł netto za każdą rozpoczętą stronę wypisu, również z VAT. Rzeczywisty rachunek zależy więc między innymi od liczby i objętości wydawanych wypisów.

Najczęstszy niepotrzebny wydatek? Sporządzanie wielu wypisów „na zapas”. Lepiej wcześniej ustalić, komu faktycznie trzeba będzie przedstawić dokument.

Sam dokument nie wystarczy – pełnomocnik musi dowiedzieć się o odwołaniu

To moment, w którym najczęściej popełniany jest błąd. Mocodawca podpisuje akt odwołania i uznaje sprawę za zakończoną. Tymczasem oświadczenie o odwołaniu trzeba skutecznie zakomunikować pełnomocnikowi.

Zgodnie z zasadami dotyczącymi składania oświadczeń woli oświadczenie skierowane do innej osoby wywołuje skutek, gdy dotrze do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. Nie chodzi więc wyłącznie o datę wizyty w kancelarii.

Najbezpieczniejsza procedura wygląda następująco:

1. sporządzić jednoznaczne oświadczenie identyfikujące odwoływane pełnomocnictwo,

2. doręczyć pełnomocnikowi informację o odwołaniu w sposób pozostawiający dowód,

3. zażądać zwrotu dokumentu pełnomocnictwa,

4. zawiadomić podmioty, przed którymi pełnomocnik miał działać,

5. zachować dowody wysłania i doręczenia zawiadomień.

W praktyce dobrze sprawdza się list polecony za potwierdzeniem odbioru albo doręczenie przez osobę, która później będzie mogła potwierdzić jego przebieg. Przy dużej wartości majątku nie ma sensu oszczędzać na udokumentowaniu doręczenia. Zwykła rozmowa telefoniczna jest szybka, ale w sporze pozostawia słabą sytuację dowodową.

Po wygaśnięciu umocowania pełnomocnik ma obowiązek zwrócić mocodawcy dokument pełnomocnictwa. Wynika to wprost z art. 102 Kodeksu cywilnego. Pełnomocnik może zachować poświadczony odpis, ale na takim odpisie powinno zostać zaznaczone wygaśnięcie umocowania.

Szczególną ostrożność trzeba zachować, gdy pełnomocnik dysponuje wypisem aktu notarialnego i może nadal próbować się nim legitymować. Art. 105 Kodeksu cywilnego przewiduje istotny wyjątek: jeżeli po wygaśnięciu pełnomocnictwa były pełnomocnik dokona czynności w granicach pierwotnego umocowania, czynność może pozostać ważna, jeżeli druga strona nie wiedziała o wygaśnięciu pełnomocnictwa i nie mogła się o nim z łatwością dowiedzieć.

To właśnie dlatego przy pełnomocnictwie do sprzedaży mieszkania samo poinformowanie pełnomocnika bywa za mało. Jeżeli wiadomo, że prowadził rozmowy z konkretnym kupującym, pośrednikiem, bankiem albo kancelarią notarialną, należy możliwie szybko poinformować także te podmioty.

Co zrobić po odwołaniu, żeby pełnomocnictwo nie funkcjonowało dalej w praktyce

Priorytet zależy od zakresu pełnomocnictwa. Im większe były uprawnienia pełnomocnika, tym szybciej trzeba zabezpieczyć kanały, z których mógł korzystać.

Jeżeli pełnomocnictwo obejmowało rachunek bankowy, trzeba skontaktować się z bankiem i sprawdzić, czy pełnomocnik figuruje również jako pełnomocnik ustanowiony według wewnętrznych procedur bankowych. Odwołanie cywilnego pełnomocnictwa i aktualizacja danych w systemie banku to w praktyce dwie czynności, których nie warto ze sobą mylić.

Przy nieruchomości należy ustalić, czy pełnomocnik zdążył:

• podpisać umowę przedwstępną,

• przyjąć zadatek lub zaliczkę,

• złożyć oświadczenia w banku,

• uzgodnić termin aktu sprzedaży,

• przekazać wypis pełnomocnictwa pośrednikowi albo innej kancelarii,

• ustanowić dalszego pełnomocnika.

Ostatni punkt jest szczególnie ważny. Jeżeli pierwotne pełnomocnictwo przewidywało możliwość ustanawiania dalszych pełnomocników, trzeba ustalić, czy substytut rzeczywiście został powołany. Odwołanie głównego pełnomocnictwa może wpływać na dalsze umocowania, ale przy sporze nie powinno się zakładać, że wszystkie zainteresowane osoby automatycznie wiedzą o zmianie sytuacji.

Nie istnieje jeden powszechny, publiczny rejestr, w którym osoba fizyczna po prostu „anuluje” każde udzielone wcześniej pełnomocnictwo notarialne i od tej chwili wszystkie banki, urzędy oraz kancelarie otrzymują automatyczne powiadomienie. To jedna z najbardziej kłopotliwych cech całej procedury. Ciężar praktycznego poinformowania zainteresowanych podmiotów spoczywa przede wszystkim na mocodawcy.

Jeżeli pełnomocnictwo było już wykorzystane w postępowaniu sądowym, administracyjnym albo podatkowym, informację o jego odwołaniu trzeba przekazać również właściwemu sądowi lub organowi zgodnie z zasadami danego postępowania. Nie należy zakładać, że urząd dowie się o odwołaniu dlatego, że dokument sporządził notariusz.

Szczególnie szybko trzeba działać wtedy, gdy relacje z pełnomocnikiem są konfliktowe albo istnieje obawa sprzedaży składnika majątku. W takim przypadku kolejność jest prosta: najpierw formalne odwołanie i możliwe do udowodnienia doręczenie, następnie banki, kontrahenci, urzędy i inne podmioty, przed którymi pełnomocnik może się jeszcze pojawić. Dopiero później warto zajmować się porządkowaniem dokumentacji.

Więcej informacji na: https://notariusz-olsztyn.pl

FAQ – najczęstsze pytania o odwołanie pełnomocnictwa

Czy pełnomocnik musi zgodzić się na odwołanie pełnomocnictwa?
Nie. Odwołanie jest co do zasady jednostronną czynnością mocodawcy. Zgoda pełnomocnika nie jest potrzebna.

Czy trzeba iść do tego samego notariusza, który sporządził pełnomocnictwo?
Nie. Oświadczenie można sporządzić w innej kancelarii notarialnej. Dobrze jednak mieć dane pierwotnego aktu, przede wszystkim jego datę i numer repertorium A.

Czy pełnomocnictwo notarialne można odwołać zwykłym pismem?
Sama okoliczność, że pełnomocnictwa udzielono w akcie notarialnym, nie powoduje automatycznie obowiązku zachowania tej samej formy przy odwołaniu. Przy pełnomocnictwach dotyczących nieruchomości lub znacznego majątku forma notarialna jest jednak zdecydowanie bezpieczniejsza dowodowo.

Od kiedy odwołanie jest skuteczne?
Nie należy utożsamiać skuteczności z samą datą podpisania dokumentu u notariusza. W relacji z pełnomocnikiem zasadnicze znaczenie ma dojście oświadczenia do niego w taki sposób, aby mógł zapoznać się z jego treścią.

Czy były pełnomocnik musi oddać wypis aktu?
Tak. Po wygaśnięciu umocowania art. 102 Kodeksu cywilnego nakłada na pełnomocnika obowiązek zwrotu dokumentu pełnomocnictwa.

Co jeśli pełnomocnik nie chce zwrócić dokumentu?
Brak zwrotu dokumentu nie powoduje „przywrócenia” odwołanego pełnomocnictwa. Zwiększa jednak ryzyko, że były pełnomocnik będzie próbował nadal posługiwać się wypisem, dlatego trzeba mieć dowód odwołania i szybko zawiadomić podmioty, przed którymi dokument może zostać użyty.

Czy odwołanie pełnomocnictwa unieważnia czynności wykonane wcześniej?
Nie. Czynności prawidłowo dokonane w okresie obowiązywania umocowania pozostają co do zasady skuteczne. Odwołanie działa na przyszłość, a nie jak automatyczne „skasowanie” wcześniejszych umów i oświadczeń.

Czy można odwołać pełnomocnictwo określone jako nieodwołalne?
Trzeba zbadać treść dokumentu oraz stosunek prawny, na podstawie którego zostało udzielone. Zrzeczenie się możliwości odwołania nie jest skuteczne tylko dlatego, że użyto słowa „nieodwołalne”; art. 101 § 1 Kodeksu cywilnego wymaga uzasadnienia takiego rozwiązania treścią stosunku prawnego będącego podstawą pełnomocnictwa.

Pierwszy krok powinien być bardzo konkretny: odszukaj wypis pełnomocnictwa i sprawdź trzy rzeczy – jego dokładny zakres, możliwość ustanawiania dalszych pełnomocników oraz ewentualne zastrzeżenie nieodwołalności. Jeżeli dokument pozwala na sprzedaż nieruchomości, obciążenie majątku albo dysponowanie pieniędzmi, nie zaczynaj od telefonu z prośbą o zwrot aktu. Najpierw przygotuj formalne odwołanie i sposób udokumentowania jego doręczenia. To usuwa największe ryzyko: sytuację, w której mocodawca uważa pełnomocnictwo za zakończone, a na zewnątrz nadal funkcjonuje ono jak ważny dokument.