Na czym polega sporządzenie aktu notarialnego i kiedy jest on wymagany

Akt notarialny nie jest po prostu umową wydrukowaną na papierze z pieczęcią notariusza. To dokument urzędowy sporządzony według ustawowej procedury, w której notariusz ustala tożsamość stron, bada dokumenty, ocenia zgodność planowanej czynności z prawem, wyjaśnia jej skutki, a następnie odczytuje akt przed jego podpisaniem. Czasem forma notarialna jest wyborem stron, ale przy części czynności przepisy wymagają jej bezwzględnie. Pominięcie notariusza przy sprzedaży nieruchomości nie oznacza więc „słabszej umowy” – oznacza brak ważnej umowy przenoszącej własność. Zgodnie z Prawem o notariacie czynności dokonane przez notariusza zgodnie z prawem mają charakter dokumentu urzędowego.

Jak w praktyce powstaje akt notarialny?

Najwięcej czasu zwykle nie zajmuje samo podpisanie dokumentu, lecz przygotowanie czynności przed spotkaniem w kancelarii. Notariusz musi wiedzieć, kto dokonuje czynności, czego ona dotyczy, na jakiej podstawie dana osoba może rozporządzać prawem i czy istnieją okoliczności blokujące zawarcie umowy.

Przy sprzedaży mieszkania typowy pakiet danych obejmuje m.in. dane stron, numer księgi wieczystej, podstawę nabycia nieruchomości przez sprzedającego, cenę, sposób i termin zapłaty oraz termin wydania lokalu. W zależności od stanu prawnego potrzebne mogą być również dodatkowe dokumenty – przykładowo dokumenty dotyczące spadku, pełnomocnictwo, zgoda małżonka, dokumenty spółki albo zaświadczenia wymagane przez przepisy szczególne.

Procedura wygląda najczęściej następująco:

• strony przekazują kancelarii dane i dokumenty,
• notariusz sprawdza podstawę prawną czynności i przygotowuje projekt,
• przed dokonaniem czynności potwierdza tożsamość uczestników,
• strony zgłaszają uwagi do projektu i ustalają ostateczną treść,
• akt zostaje odczytany,
• notariusz upewnia się, że strony rozumieją znaczenie i skutki składanych oświadczeń,
• uczestnicy oraz notariusz podpisują dokument,
• pobierane są należne opłaty, podatki i opłaty sądowe, jeżeli dana czynność ich wymaga,
• gdy akt stanowi podstawę wpisu w księdze wieczystej, notariusz składa odpowiedni wniosek elektronicznie.

Prawo wymaga, aby akt przed podpisaniem został odczytany przez notariusza albo przez inną osobę w jego obecności. Nie jest to formalność, którą rozsądnie byłoby „przeklikać”. Właśnie na tym etapie wychodzą kosztowne błędy: błędny numer rachunku bankowego, niewłaściwy termin zapłaty, brak zabezpieczenia ceny, pomylony udział w nieruchomości czy nieprecyzyjne określenie terminu wydania lokalu.

Notariusz nie jest przy tym sekretarzem zapisującym dowolne ustalenia stron. Ma obowiązek czuwać nad należytym zabezpieczeniem praw i słusznych interesów uczestników oraz udzielać niezbędnych wyjaśnień, a czynności sprzecznej z prawem powinien odmówić.

Praktyczny problem, który coraz częściej zatrzymuje transakcję już przy stole, to zastrzeżony numer PESEL. Przy określonych czynnościach dotyczących m.in. nabycia, zbycia lub obciążenia nieruchomości, użytkowania wieczystego czy spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu notariusz sprawdza rejestr zastrzeżeń PESEL. Jeżeli numer osoby fizycznej objętej ustawowym obowiązkiem weryfikacji jest zastrzeżony, notariusz odmawia dokonania wskazanej czynności.

Kiedy akt notarialny jest obowiązkowy, a kiedy tylko przydatny?

Najważniejsza granica przebiega między sytuacją, w której strony chcą zwiększyć bezpieczeństwo dokumentu, a sytuacją, w której ustawa wymaga aktu pod rygorem nieważności.

Najbardziej oczywisty przykład to obrót nieruchomościami. Umowa zobowiązująca do przeniesienia własności nieruchomości oraz umowa przenosząca własność powinny zostać zawarte w formie aktu notarialnego. Zwykła pisemna umowa sprzedaży domu, mieszkania czy działki nie przeniesie własności.

Forma aktu pojawia się również w wielu innych sytuacjach, m.in. przy:

• darowiźnie nieruchomości,
• ustanawianiu lub przenoszeniu określonych praw do nieruchomości,
• umowie majątkowej małżeńskiej, potocznie nazywanej intercyzą,
• części czynności związanych ze spółkami,
• niektórych pełnomocnictwach – jeżeli pełnomocnik ma dokonać czynności wymagającej szczególnej formy, pełnomocnictwo również musi respektować wymagania przewidziane przepisami,
• umowach deweloperskich objętych ustawowym obowiązkiem zachowania formy notarialnej.

Nie należy natomiast zakładać, że każda ważna życiowo umowa wymaga wizyty u notariusza. Testament może być sporządzony notarialnie, ale testament notarialny nie jest jedyną dopuszczalną formą testamentu. Podobnie zwykła umowa pożyczki czy typowa umowa najmu nie wymagają automatycznie aktu notarialnego.

Szczególną kategorią są oświadczenia o poddaniu się egzekucji. W praktyce spotyka się je m.in. przy finansowaniu transakcji, zabezpieczaniu określonych zobowiązań oraz przy najmie okazjonalnym. Ich znaczenie polega na tym, że po spełnieniu ustawowych warunków wierzyciel może uzyskać tytuł wykonawczy bez prowadzenia klasycznego procesu o samo istnienie wskazanego obowiązku. Nie oznacza to jednak „natychmiastowej egzekucji bez kontroli” – nadal konieczne jest spełnienie przesłanek przewidzianych prawem.

Trzeba też rozróżnić akt notarialny, poświadczenie podpisu i akt poświadczenia dziedziczenia. To trzy różne czynności. Poświadczenie podpisu potwierdza przede wszystkim fakt złożenia lub uznania podpisu przed notariuszem; nie zmienia automatycznie zwykłego dokumentu w akt notarialny. Akt poświadczenia dziedziczenia także nie jest aktem notarialnym, mimo że sporządza go notariusz. Ministerstwo Finansów wskazuje to wprost w informacjach podatkowych dotyczących dziedziczenia.

Ile kosztuje akt i co sprawdzić przed wizytą u notariusza?

Kosztu aktu nie powinno się sprowadzać do jednego hasła „taksa notarialna”. Przy transakcji mogą występować oddzielnie:

• wynagrodzenie notariusza – taksa notarialna,
• VAT naliczany od wynagrodzenia notariusza,
• opłaty za wypisy,
• opłaty sądowe, np. związane z księgą wieczystą,
• podatek od czynności cywilnoprawnych albo podatek od spadków i darowizn, jeśli wynika z charakteru czynności.

Taksa nie jest sztywnym urzędowym cennikiem, który każda kancelaria musi pobrać w maksymalnej wysokości. Prawo określa górne granice wynagrodzenia, a wynagrodzenie notariusza jest ustalane ze stronami i nie może przekroczyć właściwego maksimum.

Przy czynnościach, dla których wynagrodzenie liczone jest według wartości przedmiotu, podstawowa skala maksymalna wynosi obecnie:

• do 3 000 zł – 100 zł,
• powyżej 3 000 zł do 10 000 zł – 100 zł + 3% nadwyżki ponad 3 000 zł,
• powyżej 10 000 zł do 30 000 zł – 310 zł + 2% nadwyżki ponad 10 000 zł,
• powyżej 30 000 zł do 60 000 zł – 710 zł + 1% nadwyżki ponad 30 000 zł,
• powyżej 60 000 zł do 1 000 000 zł – 1 010 zł + 0,4% nadwyżki ponad 60 000 zł,
• powyżej 1 000 000 zł do 2 000 000 zł – 4 770 zł + 0,2% nadwyżki ponad 1 000 000 zł,
• powyżej 2 000 000 zł – 6 770 zł + 0,25% nadwyżki ponad 2 000 000 zł, z ustawowym limitem wskazanym w rozporządzeniu.

To skala podstawowa. Dla wielu konkretnych rodzajów czynności rozporządzenie przewiduje odrębne zasady, stawki ułamkowe albo maksymalne kwoty, dlatego nie należy wyliczać ostatecznego kosztu zakupu mieszkania wyłącznie z powyższej tabeli. Aktualny tekst rozporządzenia określającego maksymalne stawki pozostaje obowiązujący, a wskazana skala jest zawarta w jego § 3.

Do tego dochodzą należności publiczne. To właśnie one potrafią być znacznie wyższe niż wynagrodzenie kancelarii. Dlatego porównując dwie oferty notariuszy, trzeba pytać osobno o taksę netto, VAT, wypisy, opłaty sądowe i podatki. Porównanie wyłącznie kwoty końcowej bez rozbicia kosztów niewiele mówi, bo podatku czy ustawowej opłaty sądowej kancelaria nie może dowolnie obniżyć.

W praktyce przed umówieniem terminu dobrze przesłać dokumenty do weryfikacji, zamiast pojawiać się w kancelarii z kompletem zebranym na własną rękę. Jak można sprawdzić również w materiałach publikowanych przez notariusz-olsztyn.pl, zakres dokumentów zależy od rodzaju czynności i stanu prawnego sprawy. To ważna zasada: lista dla sprzedaży mieszkania kupionego od dewelopera nie musi być taka sama jak przy sprzedaży lokalu odziedziczonego po kilku spadkobiercach.

Najbardziej irytujące opóźnienia pojawiają się właśnie wtedy, gdy strony umawiają podpisanie, zanim kancelaria zobaczy dokumenty. Brak jednego zaświadczenia, nieaktualne pełnomocnictwo, rozbieżność nazwiska, niewyjaśniony wpis w księdze wieczystej albo zastrzeżony PESEL potrafią sprawić, że przygotowane spotkanie nie zakończy się podpisaniem aktu.

Przy nieruchomościach szczególnie trzeba sprawdzić działy III i IV księgi wieczystej. Sama informacja, że „mieszkanie ma księgę”, niczego nie rozstrzyga. Liczą się wpisane ograniczenia, roszczenia, ostrzeżenia i hipoteki oraz to, czy sposób ich wykreślenia został prawidłowo ustalony. Jeżeli akt powoduje przeniesienie, zmianę lub zrzeczenie się prawa ujawnionego w księdze wieczystej albo ustanawia prawo podlegające ujawnieniu, notariusz składa odpowiedni wniosek do księgi za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

FAQ – akt notarialny w praktyce

Czy trzeba samodzielnie napisać umowę przed wizytą u notariusza?
Nie. Projekt aktu przygotowuje kancelaria na podstawie przekazanych danych, dokumentów i ustaleń stron. Własny projekt może pomóc uporządkować warunki transakcji, ale nie zastępuje pracy notariusza.

Czy można podpisać akt bez osobistej obecności jednej ze stron?
Tak, jeżeli stronę reprezentuje prawidłowo umocowany pełnomocnik. Trzeba jednak wcześniej ustalić właściwą formę pełnomocnictwa. Przy czynnościach dotyczących nieruchomości zwykłe pełnomocnictwo napisane i podpisane w domu nie wystarczy.

Czy akt notarialny gwarantuje, że transakcja jest całkowicie pozbawiona ryzyka?
Nie. Notariusz bada legalność czynności, dokumenty i kwestie, które powinien zweryfikować w ramach swoich obowiązków, ale akt nie zastępuje technicznego sprawdzenia budynku, analizy opłacalności inwestycji ani każdego rodzaju badania gospodarczego kontrahenta. Lokal z wadą konstrukcyjną nie stanie się bezwadliwy dlatego, że jego sprzedaż przeprowadzono u notariusza.

Czy można negocjować wynagrodzenie notariusza?
Tak. Przepisy określają maksymalną wysokość taksy dla poszczególnych czynności, a nie jedną obowiązkową cenę minimalną. Przy porównywaniu kancelarii trzeba jednak porównywać samą taksę za tę samą czynność, a nie podatki i opłaty publiczne doliczane do rozliczenia.

Czy zastrzeżony PESEL może uniemożliwić sprzedaż mieszkania?
Tak. Przy wskazanych w ustawie czynnościach dotyczących nieruchomości notariusz sprawdza rejestr zastrzeżeń numerów PESEL, a przy zastrzeżonym numerze objętym obowiązkową weryfikacją nie dokona czynności.

Czy po podpisaniu dostaje się oryginał aktu?
Strony posługują się wypisami aktu mającymi moc prawną oryginału w zakresie określonym przepisami. Oryginał aktu pozostaje w dokumentacji notarialnej.

Od czego zacząć przed umówieniem terminu?
Najpierw ustal dokładnie rodzaj czynności i stan prawny przedmiotu umowy, a przy nieruchomości sprawdź księgę wieczystą i prześlij kancelarii podstawę nabycia oraz pozostałe posiadane dokumenty. Dopiero po ich weryfikacji rezerwuj termin podpisania. Najczęstszy błąd do usunięcia w pierwszej kolejności to umawianie aktu przed sprawdzeniem dokumentów – wtedy nawet drobna rozbieżność potrafi przesunąć transakcję i uruchomić problemy z kredytem, terminem płatności albo wydaniem nieruchomości.